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毎日のTEL・FAX発注に追われて、気づいたら日付が変わっていることはありませんか。
「今日もスタッフとのミーティングをやろうと思っていたのに、発注で時間がなくなってしまった。」
「家族には“すぐ帰る”と言ったのに、FAXの前から動けなくて申し訳ない。」
そんな夜が続くと、心も体もすり減ってしまいますよね。
うちの会社が配達で伺うお店でも、同じような声を本当にたくさん聞きます。
だからこそ私たちは、「発注時間を短くして、お店の大切な時間を取り戻すこと」が大事な仕事だと思っています。
結論からお伝えすると、発注のやり方を少し変えるだけで、毎日の発注時間は“最短5分・70％前後の短縮”が十分に狙えます。
ここでは、そのための3つの裏ワザと、私たちのお客様の実例を交えながらお話しします。
目次
飲食店が「発注時間の短縮」を最優先にすべき3つの理由
1. 発注は、オーナーの「一番大事な時間」を奪いやすいからです。
多くのお店では、発注をしているのはオーナーさんや店長さんご本人です。メニュー構成も、客数の読みも、原価の感覚も、一番わかっている人だからです。
その一方で、こうした声もよく伺います。
「仕込みにもっと時間をかけたいのに、発注で時間がなくなるんですよね。」
「新メニューの試作をしたいと思っても、伝票とFAXに追われて夜が終わってしまいます。」
本来、オーナー・店長が一番時間を使うべきなのは、お客様に喜んでもらうための仕込みやメニューづくり、スタッフの育成です。
発注時間を短くすることは、その大切な時間を取り戻すことにつながります。
2. 人手不足のなかで「見えない残業」を増やしてしまうからです。
飲食店はどこも人手不足です。営業が終わって、片付けをして、そこから発注が始まる。
気づけば終電ギリギリという日も少なくありません。
以前、吉祥寺エリアのバルのオーナー田中さん（仮名）から、こんなお話を伺いました。
「オープンして1年目は、毎日23時に営業を終えて、片付けを終えると24時。そこから30〜40分かけて発注していたので、家に着くのは1時過ぎが当たり前でした。」
この「発注に追われる時間」は、売上には直接結びつきません。でも、睡眠時間を削り、家族との時間を奪い、気づかないうちに心身を疲れさせていきます。
発注時間を短縮することは、「見えない残業」を減らし、自分とスタッフを守ることでもあります。
3. 手作業のままだと「ミスを防ぐための時間」がどんどん増えるからです。
TELやFAXでの発注は、どうしても手作業が多くなります。
・商品名を書き間違えないように、何度も見直す。
・前回の伝票を出してきて、数量を確認する。
・FAXを送ったあとに「ちゃんと届いたかな」と不安になる。
こうした「ミスを防ぐための時間」は、発注がアナログなままであるほど膨らんでいきます。逆に言えば、仕組みを少し変えるだけで、この時間を一気に削ることができます。
現場で本当に起きている「TEL・FAX発注のあるあるなムダ」
うちの会社は、東京都・埼玉県・神奈川県（一部地域を除く）の業務店様へ、自社便でお酒や食品を配送しています。
配達のときにバックヤードを見せていただくと、発注の現場でよく起きている“ムダ”が見えてきます。
同じことを何度も書いているムダです。
ある居酒屋さんでは、こんな流れになっていました。
・冷蔵庫の在庫をざっと確認する。
・過去の伝票を見て、「いつもこれぐらい頼んでいるかな」と思い出す。
・白紙のメモ帳に、お酒ごとに商品名と数量を書き出す。
・そのメモを見ながらFAX用紙に清書する。
・仕入れ先ごとに同じような作業を繰り返す。
オーナーさんは「うちはアナログだから」と笑っていましたが、実際には、同じ内容を二度書きしている状態でした。
この「二度書き」だけでも、1日10分以上は使ってしまいます。
「自分にしかできない発注」になってしまっているムダです。
別の老舗居酒屋の二代目田村さん（仮名）は、こんな悩みを打ち明けてくださいました。「父の代からずっと同じやり方で発注していて、商品名も略称で書いちゃうんです。だから、発注は私しかわからないんですよ。」
たとえば、
・「アサヒ生」と書くときもあれば、「スーパードライ樽」と書くときもある。
・日本酒も、銘柄名ではなく常連さんのあだ名でメモしている。
こうなると、もし田村さんが1日店を空けたら、誰も発注ができません。「自分しかわからない発注」は、時間のムダだけでなく、リスクにもなってしまいます。
「何をどれだけ頼むか」を一から考えているムダです。
多くのお店で共通しているのが、毎日ゼロから発注量を計算していることです。
・「今日の客数はこのくらいだったから、ビールはこれぐらいかな。」
・「来週のイベントもあるし、念のため多めにしておこう。」
もちろん大事な判断なのですが、経験を積んだオーナーさんほど「感覚」で決めてしまいます。そのたびに頭の中で表を作り直しているようなものなので、時間もエネルギーも多く使ってしまいます。
【結論】発注時間を70％短縮する3つの裏ワザ
ここからは、私たちが実際の現場で一緒に取り組み、効果が出た「3つの裏ワザ」をご紹介します。
1つ目は、曜日と客数に応じた「発注パターン」を決めることです。
2つ目は、発注シートを自分用に統一して、「数量だけ書く」形にすることです。
3つ目は、スマホでも使える受発注アプリを取り入れ、アナログからの橋渡しをすることです。
それぞれ、今日から一歩ずつ進められるように、ステップを分けてお伝えします。
裏ワザ①：飲食店の発注時間を短縮する「曜日別パターン表」の作り方
ポイント：毎日ゼロから考えず、「型」から微調整するだけにします。
まず最初の一歩は、発注を「考える」時間を減らすことです。
ここでは、最短30分で作れる「発注パターン表」の作り方をご紹介します。
ステップ1：直近1〜2週間をざっくり振り返ります。
紙でもスマホのメモでも大丈夫です。次の4つを、思い出せる範囲で書き出します。
・客数のイメージ（少なめ・普通・多めでOKです。）
・よく出たドリンク（ビール、ハイボール、サワー、日本酒などです。）
・実際に発注した数量です。
・余った在庫や、逆に足りなくなったものです。
完璧でなくて大丈夫です。
「金曜はハイボールが多かったな。」
「雨の日はワインがあまり動かなかった。」
このくらいの感覚で十分です。
ステップ2：「平日」「週末」で基準パターンを決めます。
次に、平日と週末のざっくりした基準を作ります。
例えば、こんなイメージです。
・平日（火〜木）
客数30〜40名
→ 樽生ビール1樽、ハイボール用ウイスキー1本、日本酒1〜2本追加です。
・週末（金・土）
客数50〜60名
→ 樽生ビール2樽、ハイボール用ウイスキー2本、日本酒2〜3本追加です。
この「基準パターン」を、ノートかA4の紙1枚に書き出し、バックヤードの目につくところに貼ります。
ステップ3：日々の発注は「基準＋微調整」にします。
発注のたびに、この表を見ながらこう考えます。
「今日金曜だから、週末パターンがベースだな。」
「雨が降っていて予約も少なめだから、ビールだけ1段階減らそう。」
こうすることで、毎回ゼロから考えずに済みます。実際、先ほどのバルの田中さんは、この表を作っただけでこうおっしゃいました。
「発注のたびに悩む時間が減りました。前は“これで足りるかな”と5分くらい考え込んでいたんですが、今は表を見て1〜2分で決められます。」
これだけでも、1日あたり10分以上、ひと月で数時間の時短になります。
裏ワザ②：TEL・FAXでも使える「発注シート統一」で迷う時間ゼロへ
ポイント：書き方を決めてしまえば、誰でも同じように発注できます。
次のステップは、「書く作業」を減らすことです。ここでは、TEL・FAX発注のままでも効果が出る「マイ発注シート」の作り方をご紹介します。
ステップ1：よく頼む商品だけを一覧にします。
まず、1枚の紙に、よく使う商品だけを書き出します。
・樽生ビールの銘柄です。
・ハイボール用ウイスキーの銘柄です。
・ハウスワインや定番日本酒です。
・ハイボールやサワーでよく使う炭酸や割材です。
ここでは、「本当にいつも使っているもの」だけに絞るのがコツです。選択肢を増やしすぎると、かえって迷いやすくなってしまうからです。
ステップ2：商品名の書き方を「一つ」に決めます。
次に、その一覧にある商品名の書き方を統一します。
・「スーパードライ樽10L」など、メーカー名＋商品名＋容量です。
・「地酒A 1.8L」など、仕入先がすぐにわかる書き方です。
略称やあだ名をやめて、誰が見ても同じ意味になる書き方にしておきます。これだけで、「あれ、これ何のことだっけ」と迷う時間が減ります。
ステップ3：印刷して、数量だけを書き込めるようにします。
一覧を作ったら、それをコピーして「発注シート」にします。
・左に商品名。
・右に数量を書く欄。
・一番上に、日付・店名・担当者名を書く欄です。
FAXで送る場合は、この紙に数量を書き込んでそのまま送るだけにします。
TEL発注のときも、この紙を見ながら数量を読み上げるだけです。
うちの会社のお客様でも、このシートを作っただけでこう変わったお店があります。
・老舗居酒屋の田村さんは、白紙のメモに書いていた頃は発注に20〜30分かかっていました。
・発注シートを作ってからは、「数量を書く→FAXする」だけなので、10分前後で終わるようになりました。
・さらに、スタッフにもシートの見方を共有したことで、「今日は私が発注しますよ」と任せられる日が増えました。
「自分にしかできない発注」から、「誰でもできる発注」に変わることで、時間も気持ちもぐっと楽になります。
裏ワザ③：スマホで完結させる「受発注アプリ」の上手な取り入れ方
ポイント：いきなり全部変えず、「一部から」デジタルに慣れていきます。
最後の裏ワザは、スマホやタブレットで発注できる仕組みを取り入れることです。
うちの会社でも、クラウド型の受発注プラットフォームを使って、酒類のご注文をお受けしています。
とはいえ、いきなり「全部アプリにしましょう」と言われると不安になりますよね。
ここでは、無理なくデジタルに慣れていくためのステップをご紹介します。
ステップ1：「ドリンクだけ」や「ビールだけ」など、範囲を絞ります。
最初から食材もすべてアプリで、というのはハードルが高いです。
おすすめは、酒類の中でも「種類が少なく、回転の早いもの」から始めることです。
・樽生ビール
・ハイボール用のウイスキー
・ハウスワイン
このくらいであれば、発注マスタの登録もシンプルに済みます。
ステップ2：過去の伝票をもとに「よく頼む数量」をあらかじめ登録します。
クラウド受発注の良いところは、「いつも頼む量」を登録しておけることです。営業スタッフと一緒に、過去の伝票を見ながらこう決めていきます。
・「平日は樽生1本が多いですね。」
・「金曜と土曜は、2本が標準になっている印象です。」
その上で、アプリ側に「いつもの数量」をプリセットしておきます。すると、実際の発注のときは、
「先週金曜と同じで、ビールは2本。今日は予約が多いから、1本だけ増やして3本にしよう。」
と、数タップで発注が完了します。
ステップ3：紙の発注シートと併用期間をつくります。
多くのお店では、最初の1〜2か月は紙の発注シートとアプリを併用しています。
・紙のシートで数量を決める。
・その内容をアプリに打ち込む。
こうすることで、「いつものやり方の安心感」を保ちながら、アプリ操作に慣れていけます。実際に、相模原の居酒屋さんでは、こんなふうに移行していきました。
・1か月目は、紙＋アプリ併用で、発注時間は20分→15分に。
・2か月目からは、ドリンクはアプリだけにして、発注時間は10分前後に。
・今では、「紙のシートは万が一のバックアップ」として、引き出しに1部置いてあるだけになりました。
オーナーさんは、「最初は怖かったけど、慣れてしまえばFAXよりずっと安心ですね。」と笑っていました。
実例：発注時間30分→8分で「スタッフとの時間」が戻ってきたバルの話
ここで、うちの会社がお手伝いした、吉祥寺エリアのバルの例を少し詳しくご紹介します。
カウンター8席と小さなテーブルが数席の、ワインと小皿料理のお店です。オーナーの田中さん（仮名）は、開業1年目にこんな悩みを抱えていました。
「営業が終わってからの発注が、とにかくしんどいんです。ワインの在庫を数えて、ビールを数えて、FAXを3枚送って。終わるころには日付が変わっていて、スタッフともゆっくり話せないんです。」
そこで、私たちは次の3つのステップをご提案しました。
1つ目は、平日と週末の発注パターン表を一緒に作ることです。
2つ目は、ワインとビールだけの発注シートを作り、FAXの書き込みを簡単にすることです。
3つ目は、酒類だけクラウド受発注に切り替え、スマホで発注できるようにすることです。
取り組みから3か月後、田中さんはこう話してくださいました。
「発注時間は、30分ぐらいかかっていたのが8分くらいになりました。
“今日は週末パターンで、ワインだけ1ケース増やそう”と決めれば、その通りにスマホでタップするだけです。
残った時間で、スタッフと1日の振り返りをするようにしました。
おかげで、サービスの質も上がってきた実感があります。」
このとき、私たちが一番うれしかったのは、「発注が楽になった」以上に、「スタッフと話す時間が増えた」と言っていただけたことでした。
亀屋矢崎商店が「発注時間の短縮」でお手伝いできること
ここで少しだけ、私たちのこともお話させてください。
亀屋矢崎商店は、1961年創業の酒屋です。
東京都武蔵野市に本社を構え、東京・埼玉・神奈川（一部地域を除く）の業務店様へ、自社便でお酒や食品をお届けしています。
ビール、日本酒、焼酎、ワイン、ウイスキー、リキュールなど、世界の銘酒と食品を幅広く扱っています。
私たちがお手伝いできることは、単に「お酒をお届けすること」だけではありません。発注時間を短縮するために、次のようなサポートをしています。
1. 実際の冷蔵庫やバックヤードを見ながら、発注パターン表を一緒に作ります。
配達のついでに、冷蔵庫の中やバックヤードを見せていただくことがあります。
そこで、
「このビールは平日でもよく動いていますね。」
「この日本酒は週末に集中して出ていますね。」
といった会話をしながら、店ごとの発注パターンを一緒に整理していきます。他のお店の事例もご紹介しつつ、「うちのお店らしい型」を一緒に見つけていきます。
2. マイ発注シートのたたき台を作り、改良を重ねます。
取り扱い商品の中から、そのお店に合った商品リストをご提案し、発注シートのたたき台をお作りします。そのシートを実際に使っていただきながら、
「この順番のほうが記入しやすい。」
「この商品はほとんど動かないから、別枠にしよう。」
と微調整していきます。こうした小さな改善の積み重ねが、発注時間の短縮に直結します。
3. クラウド受発注（インフォマート）の導入・運用を伴走します。
亀屋矢崎商店では、インフォマートの受注プラットフォームを利用して、酒類のご注文を受け付けています。
導入時には、
・初期登録のサポートです。
・過去の発注履歴をもとにした発注マスタの設定です。
・スマホやタブレットでの操作方法のご説明です。
といった部分を、営業スタッフが丁寧にお手伝いします。
「パソコンやスマホがあまり得意ではなくて不安です。」という方にも、何度でも一緒に操作しながら慣れていただいています。
発注に追われる毎日から、「お店と向き合う時間」を取り戻しませんか。
ここまで、発注時間を短縮するための3つの裏ワザと、実際のお店の事例をご紹介してきました。
最後に、もう一度ポイントを整理します。
・毎日のTEL・FAX発注に30分以上かかっているなら、改善の余地は大きいです。
・発注時間が長いと、仕込みやスタッフ育成、家族との時間が削られてしまいます。
・発注時間を70％短縮する鍵は、
1．曜日と客数に応じた「発注パターン表」を作ることです。
2．TEL・FAXでも使える「マイ発注シート」を作り、商品名を統一することです。
3．一部のカテゴリーからクラウド受発注を取り入れ、スマホ発注に慣れていくことです。
そして何より、発注にかける時間の長さと、お店の評価や売上は、必ずしも比例しません。むしろ、発注を効率化して生まれた時間を、
・新しい料理やドリンクの仕込みに。
・スタッフとのコミュニケーションに。
・お客様一人ひとりとの会話に。
使っていただくことが、お店の魅力を大きく育てていくと私たちは信じています。
「うちの店でもできるかな？」と思ったら、お気軽にご相談ください。
「うちのやり方でも、発注時間は短くできますか。」
「インフォマートの受発注に興味はあるけれど、具体的なイメージが湧いていません。」
「酒類の仕入れ先を整理したいので、一度相談に乗ってほしいです。」
そんなときは、どうぞ遠慮なく、亀屋矢崎商店へお問い合わせください。
亀屋矢崎商店は、業務用酒販のプロとして、お酒と食品のご提案だけでなく、発注のしくみづくりから現場の運用まで、地域のお店と一緒に考えていきます。
お電話でのお問い合わせは、営業部直通 0422-54-3931（火〜土 9:00〜17:00）です。
「発注に追われる毎日から抜け出したい。」
「自分の時間と、お店の大切な時間を取り戻したい。」
そう感じたときが、変わるチャンスです。私たちと一緒に、一歩ずつ進めていきませんか。